HR in KMU: Herausforderungen und Aufgaben im Personalmanagement

HR ist zweifellos ein zentraler Bereich in jedem Unternehmen, unabhängig von deren Größe. Doch besonders in KMU kann HR noch komplexer und anspruchsvoller sein, denn oft übernehmen Geschäftsführende oder einzelne Mitarbeitende das Personalmanagement. In diesem Artikel beleuchten wir, wie HR in KMU funktioniert und welche Tätigkeiten in diesem Bereich anfallen.

In KMU übernehmen Geschäftsführende häufig selbst Teile der Personalarbeit. Wenn ein Unternehmen in der glücklichen Lage ist, einen eigenen Personaler zu haben, arbeitet dieser eng mit der Geschäftsführung zusammen. Diese enge Zusammenarbeit ist entscheidend, um die Personalbelange effizient und reibungslos zu managen.

Die Aufgaben eines Personalers in einem KMU sind vielfältig und oft sehr anspruchsvoll. Hier sind einige der Hauptaufgaben:

1. Lohn- & Gehaltsabrechnung: Dies beinhaltet die Vorerfassung von Zeiten und monatlichem Gehalt sowie die Unterstützung bei der Entgeltabrechnung, die oft von einem Steuerberater mit spezieller Software wie der von DATEV durchgeführt wird. Der Personalverantwortliche überwacht und kontrolliert die Gehaltsabrechnungen und stellt sie den Mitarbeitenden zur Verfügung, oft auf dem postalischen Wege.

2. Personalverwaltung: Die Pflege der Personaldaten, Überwachung der Arbeitszeiten, Genehmigung und Planung von Urlaub sowie die Erfassung von Fehlzeiten und Krankheitstagen gehören zu den alltäglichen Aufgaben.

3. Ansprechpartner & Beratung: Der Personalverantwortliche ist der Ansprechpartner für alle Mitarbeitendebei personalrelevanten Fragen. Oft handelt es sich dabei um scheinbare "Kleinigkeiten", die jedoch für die Mitarbeitenden von großer Bedeutung sind. Zudem berät er die Geschäftsführung in Arbeitsrechtsfragen, Personalplanung und Vergütung/Lohnerhöhungen.

4. Mitarbeiterbenefits: In einigen KMU werden Mitarbeiterbenefits angeboten und kommuniziert, um die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden zu fördern.

5. Onboarding/Offboarding: Dies umfasst das Erstellen von Dokumenten, das Einholen von Unterschriften und vor allem die Kommunikation mit neuen und ausscheidenden Mitarbeitenden. Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend, um neue Mitarbeitende effektiv ins Unternehmen zu integrieren.

6. Vertragsgestaltung und -bereitstellung: Die Erstellung von Arbeitsverträgen, das Versenden, das Einholen von Unterschriften und die Archivierung gehören zum Alltag eines Personalers.

7. Organisationsprozesse: Der Personalverantwortliche ist oft auch dafür verantwortlich, Organisationsprozesse zu gestalten, zu optimieren und zu digitalisieren, um die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

8. Rekrutierungsprozess und Bewerbermanagement: In einigen KMU wird der gesamte Rekrutierungsprozess vom Personalverantwortlichen durchgeführt. Das beinhaltet das Schalten von Stellenanzeigen, das Sichten von Bewerbungen, die Organisation von Vorstellungsgesprächen und Auswahlverfahren.

Abhängig von den Ressourcen und Bedürfnissen des Unternehmens können in KMU auch folgende Aufgaben im HR-Bereich anfallen:

• Personalmarketing und Employer Branding: Die Schaffung einer positiven Arbeitgebermarke und die Gewinnung neuer Talente können im Fokus stehen, wenn die Kapazitäten dafür vorhanden sind.

• Ausbildungsmanagement: Dies umfasst die Kommunikation, Prozessgestaltung und Koordination von Ausbildungsprogrammen für Azubis und Praktikanten.

Insgesamt wird wohl mehr als deutlich: HR, besonders in KMU, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Ein gutes Personalmanagement ist von hoher Bedeutung, um Mitarbeitende zu gewinnen, zu halten und zu entwickeln. Die enge Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung und HR-Verantwortlichen ist entscheidend, um die vielfältigen Aufgaben erfolgreich zu bewältigen und ein motiviertes, zufriedenes Team aufzubauen. Der Bedarf für digitale Lösungen, die KMU bei den zahlreichen Aufgaben im Personalmanagement unterstützen, ist hoch. In einer Befragung gab mehr als die Hälfte der befragten Personaler (54%) an, dass der Einsatz von HR-Software ihnen mehr Zeit für Mitarbeiter und Bewerber schenken würde, während knapp jeder Dritte (31%) angibt, dass digitale Tools sie effizienter machen würden. Dennoch sind nur 8% der HR-Abteilungen in KMU (fast) vollständig digitalisiert. Bei Unternehmen mit 50 bis 99 Mitarbeitern haben sogar nur verschwindende 0,4% alle HR-Prozesse digitalisiert. Es lohnt sich also, auf KMU mit einer smarten und digitalen Lösung wie be+ zuzugehen.

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